VereinsFee

VereinsFee Hilfe

Anleitungen zu Vereinsprozessen und zum Vereins-Admin. Verfügbare Funktionen richten sich nach Deinem Paket und Deiner Rolle.

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA)

Dein Passwort und ein zeitlich begrenzter Authenticator-Code schützen deinen Zugang. 2FA ist in allen Paketen verfügbar.

Wann verwenden

  • Zugang absichern oder Handy wechseln

Ablauf

  1. Im Vereinsportal den aufklappbaren Bereich Mein Konto: Sicherheit und 2FA öffnen. Mit aktuellem Passwort einen QR-Code erzeugen, in einer Authenticator-App scannen und den sechsstelligen Code bestätigen.
  2. Die zehn Wiederherstellungscodes sicher und getrennt vom Handy speichern. Jeder Code gilt einmal; neu erzeugte Codes ersetzen alle bisherigen.
  3. In DEV/ENT, DEMO und TRIAL schaltet der Plattform-Admin die 2FA-Pflicht je Umgebung in der Admin-Konsole ein oder aus.
  4. In PROD richtet der Vereins-Admin zuerst seine persönliche 2FA ein. Danach kann er im selben Sicherheitsbereich die 2FA-Pflicht für alle Zugänge seines Vereins mit Passwort und Sicherheitscode aktivieren oder deaktivieren.
  5. Bei aktiver Pflicht müssen bestehende und neue Mitglieder 2FA vor dem Portalzugriff einrichten. Bereits laufende Sitzungen ohne 2FA erhalten keinen weiteren geschützten Zugriff.

Hinweise

  • Das Ausschalten der Pflicht löscht keine persönliche 2FA. Ohne Pflicht kann jedes Mitglied seine eigene 2FA mit Passwort und Sicherheitscode deaktivieren.
  • Bei verlorenem Handy mit Passwort und einem unbenutzten Wiederherstellungscode anmelden. Fehlen auch diese Codes, den Betrieb für eine geprüfte Wiederherstellung kontaktieren. Ein Passwort-Reset umgeht 2FA nicht.
  • Die Admin-Konsole hat eine eigene persönliche 2FA-Einrichtung. Umgebungs- und Vereinsrichtlinien sind voneinander getrennt und werden nicht durch Paketwechsel aufgehoben.
Dokumente administrativ bereinigen

Der Vereins-Admin kann Dokumentbestände durchsuchen, archivierte Einträge einblenden und einzelne Dokumente bereinigen.

Wann verwenden

  • Paket, Zuständigkeit oder Freigabe prüfen

Ablauf

  1. Unter Vereins-Admin den Bereich Dokumente öffnen und das richtige Prozess-Dossier auswählen.
  2. Dokumenttitel, Quelle, Status und Sichtbarkeit prüfen. Bei Bedarf Dokument öffnen oder herunterladen.
  3. Archivieren verschiebt das Dokument in den archivierten Bestand. Löschen benötigt eine ausdrückliche Bestätigung und entfernt auch den zugehörigen Textbasis-Eintrag.

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium für Vereins-Admins. Sichtbarkeit, Datenschutz, KI-Nutzung und Vorlageninhalte bleiben fachliche Aufgaben der berechtigten Verantwortlichen.
Starter, Advanced und Premium: Funktionsumfang

Paket und persönliche Berechtigung bestimmen gemeinsam, welche Funktionen nutzbar sind. Die Hilfe beschreibt auch Funktionen anderer Pakete.

Wann verwenden

  • Paket, Zuständigkeit oder Freigabe prüfen

Ablauf

  1. Starter und Starter Gratis: Mitgliederbasis, Dokumente, Kalender, Vereinsadministration, Vereinsgründung sowie GV und Vorstand mit E-Mail-, Text- und Dokumentvorlagen.
  2. Advanced: zusätzlich geführte Aufnahme- und Austrittsprozesse, Helfereinsätze, Materialverwaltung sowie Mitgliederbeiträge und Zahlungen.
  3. Premium: zusätzlich Buchhaltung, Erstübernahme, Konten und Journal, Kreditoren, Bankabgleich, Bilanz, Erfolgsrechnung, Budget und Jahresabschluss.
  4. KI benötigt eine separate Freischaltung, gültige Laufzeit, Kontingent und gegebenenfalls Cloud-Freigaben. Starter Gratis enthält keine KI. Event- und GV-Assistenz benötigt mindestens Advanced und KI.

Hinweise

  • Ein sichtbares Hilfethema erteilt keine Zugriffsrechte. Bei einer Paketsperre den VereinsFee-Admin kontaktieren; bei fehlenden Fachrechten die zuständige Vereinsleitung.
  • Bei einem Downgrade bleiben Vereinsdaten erhalten; der Zugriff richtet sich nach dem neuen Paket. Vor dem Wechsel benötigte Auswertungen und Exporte erstellen.
TRIAL, PROD und Mitgliedergrenzen

Testfreischaltungen und produktive Paketvereinbarungen unterscheiden sich. Preisstand: 22.09.2026.

Wann verwenden

  • Paket, Zuständigkeit oder Freigabe prüfen

Ablauf

  1. ENT und DEMO verwenden fest Premium. TRIAL startet mit Premium; Starter und Advanced können für Funktionstests gewählt werden. Diese Umgebungen haben keine Preise, Abrechnung oder kommerziellen Mitgliedergrenzen. Technische Kontingente und Laufzeiten gelten weiterhin.
  2. Vor dem Wechsel nach PROD Paket und Umfang ausdrücklich bestätigen. Premium aus TRIAL wird nicht automatisch übernommen.
  3. PROD bis 25 aktive Mitglieder: Starter Gratis ohne KI; Advanced CHF 15, Premium CHF 20 pro Monat ohne KI. KI kostet für Advanced/Premium zusätzlich CHF 5 pro Monat.
  4. PROD mit 26–50 Mitgliedern: Starter/Advanced/Premium CHF 15/25/35 pro Monat ohne KI; mit 51–100 Mitgliedern CHF 25/40/50. KI-Aufpreis in diesen Klassen: CHF 10 pro Monat.
  5. Vor Aufnahme, Reaktivierung oder Import über die vereinbarte Grenze den Paketwechsel bestätigen lassen. Neue Schwellen: 26, 51, 101, 501, 1001 und 5001 Mitglieder. Ab 501 ist eine Kapazitätsprüfung nötig, über 5000 eine individuelle Offerte.

Hinweise

  • Bestehende bezahlte Abos behalten Preis und vereinbarte Grenze bis zum bewussten Wechsel. Laufende Gratis-Abos werden mit Historie auf 25 erweitert. Verbindlich ist die bestätigte Vereinbarung der konkreten PROD-Instanz.
Vereins-Admin, Vorstand und Finanzrechte

Administrative und fachliche Rollen haben unterschiedliche Aufgaben; ein grösseres Paket erteilt keine zusätzlichen persönlichen Rechte.

Wann verwenden

  • Paket, Zuständigkeit oder Freigabe prüfen

Ablauf

  1. Vereins-Admin: Zugänge verwalten, Vorstand initial erfassen, Importjobs begleiten, Arbeitslisten bereinigen, berechtigte Exporte und Restore-Anträge auslösen.
  2. Vorstand: Vereinsprozesse, Sitzungen, Vorlagen, Standardwerte und Dokumentfreigaben fachlich bearbeiten. Funktionen und Berechtigungen in der Mitgliederverwaltung prüfen.
  3. Kassier und bestimmte Stellvertretung bearbeiten Finanzdaten; die Revision liest. Vereins-Admin oder Vorstand allein gewähren keinen Finanzzugriff.
  4. Mitglieder sehen eigene Angaben und freigegebene Inhalte. Für Helfereinsätze gelten zusätzlich Planfreigabe und Einsatzleitungszuordnung.
  5. VereinsFee-Admin: zentrale Plattformverwaltung, Provisionierung, Pakete, KI-Freigaben und technischer Betrieb. ADMIN bezeichnet die zentrale Konsole; DEMO bezeichnet eine separate Vereinsumgebung.

Hinweise

  • Bei jeder administrativen Aktion Umgebung, Vereinsname und Instanznummer prüfen. Eine Freigabe für einen Verein oder eine Umgebung gilt nicht automatisch für andere.
Vereinsgründung und Starter-Prozesse

Vereine in der Schweiz auf Deutsch gründen. Starter und Starter Gratis enthalten den GV- und Vorstandsprozess inklusive E-Mail-, Text- und Dokumentvorlagen.

Wann verwenden

  • Verein neu gründen
  • Gründungs-GV vorbereiten
  • GV oder Vorstandssitzung mit Starter durchführen

Ablauf

  1. Vereins-Admin startet den Gründungsbereich und richtet persönliche Zugänge ein
  2. Gründungsprofil, Aufgaben, Budget und Dokumente vorbereiten und speichern
  3. Gründungs-GV als reguläres GV-Dossier anlegen
  4. GV unter Vorstand / Generalversammlung beziehungsweise im verknüpften Gründungsbereich bearbeiten
  5. Beschlüsse und unterzeichnete Originale prüfen und die Gründung bestätigen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Starter Gratis gilt aktuell bis 25 aktive Mitglieder und enthält keine KI.
  • Aufnahme, Austritt und Helfereinsätze bleiben zusätzliche Advanced-Prozesse; die Paketfreigabe ersetzt keine Rollenberechtigung.
  • E-Mail-Vorlagen bearbeiten versendet keine E-Mail. Empfänger und Versand müssen ausdrücklich geprüft und ausgelöst werden.
Materialverwaltung

Material, Lagerbestände, Reservierungen, Ausleihen und Wartung für den Verein verwalten.

Wann verwenden

  • Material erfassen oder suchen
  • Ausgabe und Rückgabe dokumentieren
  • Wartungen und Bestandskonflikte prüfen

Ablauf

  1. Material mit Inventarnummer, Kategorie und Lagerort erfassen; bei Bedarf eine Person oder Mitglieds-Funktion zuordnen
  2. Zeitraum und Menge reservieren; Konflikte werden geprüft
  3. Reservierung öffnen und Material ausgeben
  4. Rückgabemenge und Schäden erfassen
  5. Wartung nach Reparatur abschliessen

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Rückgabedatum ist exklusiv: Für einen Tag Nutzung den Folgetag eintragen.
  • Fotos und QR-Etiketten stehen in den Materialdetails. QR-Inhalt in die Materialsuche übernehmen.
  • Erinnerungen erscheinen im Materialbereich; es erfolgt kein automatischer E-Mail-Versand.
  • Excel-Vorlage über Export laden. Import legt nur neue Inventarnummern an.
  • Der Vorstand pflegt die Material-Kategorie-Tabelle und vergibt Materialverantwortung unter Rollen und Berechtigungen. Die Zuständigkeit am Material vergibt keine Zugriffsrechte.
Übersicht

Startpunkt nach dem Login mit Kennzahlen, Suche, Terminen und offenen Aufmerksamkeitspunkten.

Wann verwenden

  • Tagesstart im Vereinsportal
  • schneller Sprung in offene Arbeiten
  • Quellensuche über freigegebene Dokumenttexte

Ablauf

  1. Kennzahlen prüfen
  2. Suchbegriff eingeben und Treffer mit Quelle kontrollieren
  3. Arbeitsbereich über die Kacheln öffnen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Mitglieder sehen eine reduzierte Sicht.
  • Interne Inhalte erscheinen nur gemäss Rolle und Freigabe.
Mitgliederliste

Personen, Mitgliedschaften, Funktionen, Status und Testkonten kontrollieren.

Wann verwenden

  • Mitgliederbestand prüfen
  • Rollen und Funktionen nachvollziehen
  • Kontaktdaten oder Statuswerte kontrollieren

Ablauf

  1. Filter und Suche setzen
  2. Mitglied öffnen
  3. Daten prüfen oder Austritt aus dem Detail starten

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Produktive Listen zählen Testkonten nicht mit.
  • Status und Kategorie sind getrennte Informationen.
Onboarding

Interessenanfragen vom Erstkontakt bis zur Aufnahme oder Absage führen.

Wann verwenden

  • neue Kontaktanfrage bearbeiten
  • Beitritt zugesagt erfassen
  • Eintrittsdaten prüfen
  • Aufnahme abschliessen

Ablauf

  1. Aufgabe öffnen
  2. Kontaktentscheidung setzen
  3. Eintrittsformular prüfen
  4. Mitgliedschaft vorbereiten und Aufgabe erledigen

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Benachrichtigungen bleiben im Mailausgang nachvollziehbar.
  • Im Testbetrieb gehen Mails an die hinterlegte Testadresse.
Austritt

Austrittserklärungen, Folgeaufgaben und Statuswechsel kontrolliert abwickeln.

Wann verwenden

  • schriftliche Austrittserklärung liegt vor
  • Mitgliedschaft beenden
  • Austrittsaufgaben nachführen

Ablauf

  1. Austritt erfassen
  2. Datum und Grund prüfen
  3. Folgeaufgaben erledigen
  4. Abschluss kontrollieren

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Interne Notizen bleiben im Prozesskontext.
  • Der Mitgliederstatus wird sichtbar vom Austrittsprozess getrennt.
Aufgaben

Offene Aufgaben aus Onboarding, Austritt, GV, Vorstandssitzung und manuellen Aufgaben zusammenführen.

Wann verwenden

  • persönliche oder rollenbezogene Aufgaben suchen
  • Fälligkeiten prüfen
  • manuelle Aufgabe anlegen

Ablauf

  1. Prozess, Status und Funktion filtern
  2. Aufgabe über Sprungziel öffnen
  3. Status auf in Arbeit oder erledigt setzen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Die Liste ist eine Arbeitsübersicht, kein Ersatz für die Detailmaske.
  • Gruppierung hilft beim schnellen Priorisieren.
Helfereinsätze

Helferanfragen entscheiden, Mitglieder und externe Helfer einteilen und den Einsatz abschliessen.

Wann verwenden

  • Verein hilft einem Veranstalter
  • Eigener Anlass mit internen und externen Helfern

Ablauf

  1. Anlass, Kontakt und Einsatzleitung erfassen
  2. Vorstandsentscheid festhalten
  3. Schichten und angefragte Helfer aufnehmen
  4. Mailvorlage prüfen und Helferanfrage senden
  5. Rückmeldungen erfassen und Helfer einteilen
  6. Plan freigeben und persönliche Einteilungen senden
  7. Präsenz, Dank, Entschädigung und Aufgaben abschliessen

Hinweise

  • Helfereinsätze steht in der Hauptnavigation nach Vorstand und in der Prozessnavigation nach Generalversammlung. Mitglieder verwenden Meine Helfereinsätze.
  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Mitglieder melden ihre Verfügbarkeit unter Meine Helfereinsätze selbst oder per E-Mail an die Einsatzleitung. Selbsteinträge lösen eine protokollierte Meldung an die Einsatzleitung aus.
  • Ein als Einsatzleitung zugeordnetes Mitglied kann genau seine Einsätze verwalten. Die Buchung bleibt dem Kassier oder seiner Stellvertretung vorbehalten.
  • Mailvorlagen stehen unter Vorlagen im Prozess Helfereinsatz. Änderungen am Plan werden erst nach erneuter Freigabe für Mitglieder sichtbar.
Meine Helfereinsätze

Persönliche Verfügbarkeit zurückmelden und freigegebene Einteilung einsehen.

Wann verwenden

  • Helferanfrage beantworten
  • Eigene Einsatzzeit und Rolle nachschlagen

Ablauf

  1. Anlass öffnen
  2. Zusage, teilweise verfügbar mit Schichten oder Absage wählen
  3. Verfügbarkeit speichern oder E-Mail-Vorlage verwenden
  4. Nach Planfreigabe persönliche Einteilung prüfen

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Nach Rückmeldefrist oder Planfreigabe Änderungen direkt mit der Einsatzleitung absprechen.
Vorstandssitzungen

Vorstandssitzungen vorbereiten, Traktanden führen, Protokoll erstellen und Aufgaben ableiten.

Wann verwenden

  • nächste Sitzung planen
  • Traktandenliste führen
  • Protokoll und Beschlüsse nachbereiten

Ablauf

  1. Sitzung wählen oder starten
  2. Aufgaben und Details prüfen
  3. Agenda und Protokoll bearbeiten
  4. Aufgaben aus Beschlüssen ableiten

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Standard-Traktanden werden aus den Grundeinstellungen geladen.
  • Abschluss markiert Sitzungsunterlagen für das Dossier.
Jahresplanung

Vereinsjahr, Vorstandstermine und wiederkehrende Arbeiten strukturieren.

Wann verwenden

  • Jahresprogramm vorbereiten
  • Termine koordinieren
  • Planungsstatus kontrollieren

Ablauf

  1. Planungsfenster öffnen
  2. Termine und Verantwortlichkeiten prüfen
  3. Kalenderfreigabe vorbereiten

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Mitglieder sehen später nur freigegebene Termine.
  • Fristen gehören als eigene Kalendereinträge in die Planung.
Jahresbericht

Aktivitäten aus der Jahresplanung auswählen, Berichtstexte pflegen und Jahres-, Halbjahres- oder Quartalsberichte als Word/PDF im Dossier bereitstellen.

Wann verwenden

  • Jahresrückblick erstellen
  • Quartals- oder Halbjahresbericht vorbereiten
  • Berichtsdokumente für Mitglieder bereitstellen

Ablauf

  1. Vereinsjahr und Zeitraum wählen
  2. Aktivitäten markieren
  3. Rahmentexte ergänzen
  4. Dokument generieren oder bestehendes Word/PDF mit Versandtitel hochladen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Die Auswahl nutzt dieselben Aktivitäten wie Jahresplanung und Vereinskalender.
  • Generierte und hochgeladene Dokumente bleiben als eigene Einträge im Jahresbericht-Dossier sichtbar.
Jahresprogramm

Freigegebene Programmpunkte aus der Jahresplanung als Jahres-, Halbjahres- oder Quartalsprogramm vorbereiten.

Wann verwenden

  • Jahresprogramm für ein kommendes oder bestehendes Vereinsjahr erstellen
  • Quartals- oder Halbjahresprogramm für Mitglieder vorbereiten
  • Mitgliederansicht vor Publikation prüfen

Ablauf

  1. Vereinsjahr und Zeitraum wählen
  2. Programmpunkte prüfen und bei Bedarf ausblenden
  3. Fehlende Angaben in der Jahresplanung ergänzen
  4. Dokument generieren oder bestehendes Word/PDF mit Versandtitel hochladen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Nur freigegebene oder publizierte Mitglieder-/Public-Termine erscheinen im Programm.
  • Generierte und hochgeladene Dokumente bleiben als eigene Einträge im Jahresprogramm-Dossier sichtbar.
GV-Prozess

Generalversammlung als Dossier mit Fristen, Aufgaben, Dokumenten, Vorlagen und Versandschritten führen.

Wann verwenden

  • GV-Dossier anlegen
  • Einladung vorbereiten
  • Dokumente und Berichte kontrollieren
  • Nachbereitung abschliessen

Ablauf

  1. Dossier wählen oder starten
  2. Aufgabenliste nach Phase bearbeiten
  3. Details und Dokumente prüfen
  4. Checkliste vor Versand oder Abschluss kontrollieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Standardaufgaben und Fristen kommen aus den Standardwerten.
  • Restaurantanfragen nutzen einen externen Antwortlink.
Vereinskalender

Termine erfassen, Sichtbarkeit steuern und Mitgliederansicht prüfen.

Wann verwenden

  • Training, Höck, Reise oder Frist erfassen
  • Vorstands- und Mitgliederansicht vergleichen
  • Kommunikationsbedarf markieren

Ablauf

  1. Vorjahreskalender und Jahresprogramm prüfen
  2. Trainings, Höcks, Ü60 und Vereinsanlässe ergänzen
  3. Vorstandstermine und GV-Fristen kontrollieren
  4. Sichtbarkeit für Mitglieder- und Vorstandssicht prüfen
  5. Einladungen, Erinnerungen und Rückblicke markieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Vorstandssitzungen werden in der Vorstandsansicht automatisch angezeigt.
  • Mitgliederansicht zeigt nur freigegebene öffentliche oder Mitgliedertermine.
Dokumente

Dokumentbestand, Dossierstruktur, Dokumentfreigaben, Schutzräume und Textbasis prüfen.

Wann verwenden

  • Importbestand kontrollieren
  • Dokumente einem Dossier zuordnen
  • Sichtbarkeit oder KI-Nutzung nachvollziehen

Ablauf

  1. Dossierstruktur prüfen
  2. Dokumentfilter setzen
  3. Dokumentfreigaben kontrollieren
  4. Quelle und Schutzraum kontrollieren

Hinweise

  • Dokumente einzeln oder gemeinsam bis 20 MB pro Datei hochladen und Dossier auswählen; bestehende Dokumente nachträglich einem Dossier zuweisen
  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Dokumente sind nicht automatisch öffentlich.
  • Dokumentenfreigaben und KI-Nutzung werden fachlich durch den Vorstand geregelt.
Kommunikation

Externe Adressen und Mitgliedskontakte finden, Nachrichten mit Anhängen speichern und den Versandstatus nachvollziehen.

Wann verwenden

  • versandbereite Mails prüfen
  • gesendete Nachrichten nachweisen
  • Fehler oder Testversand kontrollieren

Ablauf

  1. Format und Zielgruppe wählen
  2. Text und Anhänge ergänzen
  3. Entwurf speichern und Empfänger prüfen
  4. Nachricht freigeben und versenden
  5. Mailprotokoll kontrollieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Adressen nach Kategorie filtern oder nach Name, Organisation und Ort suchen. Externe Kontakte direkt erfassen; Mitgliederdaten in der Mitgliederverwaltung ändern.
  • Bei deaktiviertem Versand bleiben Mails ausstehend.
  • Formate unter Standardwerte → Kommunikation ergänzen.
  • Öffentliche Texte exportieren und manuell veröffentlichen.
Vorlagen

E-Mail-, Text- und GV-Dokumentvorlagen zentral pflegen.

Wann verwenden

  • Standardantwort ändern
  • GV-Traktanden oder Protokolltexte vorbereiten
  • Dokumentvorlagen prüfen

Ablauf

  1. Vorlagenbereich öffnen
  2. Vorlage auswählen
  3. Text oder Betreff bearbeiten
  4. Speichern und im Prozess testen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Platzhalter müssen erhalten bleiben.
  • Prozessmasken verwenden diese Vorlagen wieder.
Standardwerte

Vereinsstammdaten, Testbetrieb, Standard-Traktanden und Prozessaufgaben konfigurieren.

Wann verwenden

  • GV-Fristen ändern
  • Testversand steuern
  • Standardaufgaben für GV oder Vorstandssitzung pflegen

Ablauf

  1. Akkordeon öffnen
  2. Werte prüfen
  3. Änderung speichern
  4. betroffenen Prozess neu testen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Standardwerte wirken auf neu angelegte Prozesse.
  • Bestehende Dossiers behalten ihre bereits erzeugten Aufgaben.
KI-Assistenz

Freie Fragen zu freigegebenen Dokumenten und zugänglichen Vereinsinhalten stellen.

Wann verwenden

  • Vereinsfunktion oder Beitrittsdatum nachschlagen
  • Runde Geburtstage, Termine und Sitzungsinhalte suchen
  • Hilfe zu Bedienung und Einrichtung finden

Ablauf

  1. KI-Modul durch den VereinsFee-Admin für den Verein freischalten lassen
  2. Frage eingeben und Auskunft anfordern
  3. Antwort und Quellen direkt unter den Buttons prüfen
  4. Dieselbe Frage nochmals absenden für die nächsten zwei Treffer; Suche neu starten beginnt wieder beim ersten Treffer
  5. Laufende Anfrage bei Bedarf abbrechen

Hinweise

  • Separate KI-Freischaltung erforderlich; Event- und GV-Assistenz ab Advanced mit KI. Keine KI in Starter Gratis.
  • Neue oder geänderte Vereinsdaten stehen direkt bei der nächsten Frage zur Verfügung. Dokumente verarbeitet der automatische Indexdienst im Hintergrund; nach jedem Durchlauf wartet er 30 Sekunden. OCR und Warteschlangen können länger dauern. Indexierung ersetzt keine Textfreigabe.
  • Unter Dokument erstellen kannst du eine Vorlage oder einen KI-Entwurf aus Stichpunkten vorbereiten, bearbeiten und als Vereinsdokument speichern. Bei OpenAI bestätigst du die Übermittlung der sichtbaren Eingaben ausdrücklich.
  • Unter Internet- und Adressrecherche findest du öffentliche Informationen mit anklickbaren Quellen. Der VereinsFee-Admin muss die kostenpflichtige Websuche separat aktivieren; jede Suche benötigt deine Bestätigung. Quellen lassen sich als Adressvorschlag übernehmen. Kontaktdaten ergänzen und prüfen, dann unter Kommunikation – Adressen speichern und für einen Vereinsevent verwenden.
  • Vereinsdaten werden bei jeder Frage aktuell und gemäss deinen Rollenrechten erschlossen. Mitglieder erhalten öffentliche und Mitgliederinhalte sowie ihre eigenen Angaben und Anträge. Vorstandsinhalte und Finanzdaten bleiben auf die jeweiligen Berechtigten beschränkt. Unter Vereinsdaten für KI kannst du die verfügbaren Bereiche prüfen. Aktuellste oder neueste Prozessinstanz bedeutet zuletzt erstellt; letzte Sitzung bedeutet letzter Termin bis heute; nächste Sitzung bedeutet nächster geplanter Termin. Vereinsdaten werden lokal ausgewertet; bestehende OpenAI-Dokumentfreigaben gelten weiterhin nur für Dokumenttexte.
  • Historische Übersichten und Vergleiche starten automatisch eine mehrstufige Dokumentrecherche. Mehrere Suchläufe, Folgeabfragen und Dokumentkontext werden zu einer gemeinsamen Auswertung zusammengeführt. Zwei Quellen sind anfangs aufgeklappt; weitere Belege lassen sich öffnen. Bei begrenzter Belegauswahl wird die Antwort als Teilauswertung markiert. Erneutes Absenden liefert weitere Belege; ein Abbruch erhält bereits geladene Quellen.
  • Unter Event- und GV-Assistenz kannst du Planungsangaben und einen Restaurant-Kandidaten aus dem GV-Prozess übernehmen. Entwurf speichern, optional einen KI-Textvorschlag übernehmen und Empfänger sowie Nachricht ausdrücklich zum Versand freigeben. Der GV-Rückmeldelink und Versandstatus bleiben beim bestehenden GV-Kandidaten.
  • Im Dokumentindex kann der Vorstand alle Dokumente indexieren und lokale Textfreigaben erteilen. Finanzdokumente verwaltet der Kassier.
  • Vereinsdaten werden lokal nachgeschlagen. Für Dokumentauskünfte verarbeitet OpenAI nur separat freigegebene Dokumentauszüge. Bei Dokument- und Evententwürfen sowie Internetsuchen werden die ausdrücklich bestätigten Eingaben übertragen.
  • Die Suche berücksichtigt gespeicherte Inhalte und die aktuellen Zugriffsrechte. Nicht gespeicherte Entwürfe sind nicht verfügbar.
Assistent

Auskünfte, Kommunikationsentwürfe und Vorstandsnotizen auf Basis freigegebener Inhalte vorbereiten.

Wann verwenden

  • Frage zum Vereinswissen beantworten
  • Textentwurf vorbereiten
  • Entscheidungsgrundlage formulieren

Ablauf

  1. Modus wählen
  2. Auftrag präzise formulieren
  3. Quellen und Dokumentfreigaben prüfen
  4. Entwurf bewusst weiterverwenden

Hinweise

  • Separate KI-Freischaltung erforderlich; Event- und GV-Assistenz ab Advanced mit KI. Keine KI in Starter Gratis.
  • Der Assistent entscheidet nicht selbst.
  • Quellenhinweise und Schutzräume bleiben massgebend.
Mitglied-Portal

Reduzierte Portalansicht für Mitglieder mit Vereinsinformationen, freigegebenen Dokumenten und eigener Lesesicht.

Wann verwenden

  • als Mitglied einloggen
  • freigegebene Vereinsinformationen nachschlagen
  • prüfen, was ohne Vorstandsrechte sichtbar ist

Ablauf

  1. Mit Mitgliedskonto anmelden
  2. Übersicht und verfügbare Navigation prüfen
  3. Dokumente öffnen
  4. bei Unklarheiten Fehler oder Idee melden

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Mitglieder sehen keine Vorstands-, Finanz-, Admin- oder Freigabe-Werkzeuge.
  • Die sichtbaren Dokumente folgen Freigabe und Schutzraum.
Kontaktformular

Öffentliche Maske für Interessenten, die eine Kontaktanfrage an den Verein auslösen.

Wann verwenden

  • neue Person interessiert sich für den Verein
  • Probetraining oder Beitrittsinteresse erfassen
  • Kontakt ohne Login ermöglichen

Ablauf

  1. Name erfassen
  2. E-Mail oder Telefon eintragen
  3. Nachricht ergänzen
  4. Anfrage absenden
  5. Onboarding-Aufgabe im Portal weiterbearbeiten

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Mindestens E-Mail oder Telefon ist nötig.
  • Der Verein erhält daraus eine Onboarding-Aufgabe und eine Benachrichtigung.
Eintrittsformular

Token-geschützte Maske für Eintrittsdaten nach zugesagtem Beitritt.

Wann verwenden

  • Interessent will beitreten
  • Adresse, Geburtsdatum und ergänzende Angaben fehlen
  • Vorstand benötigt vollständige Aufnahmedaten

Ablauf

  1. Link aus der Einladung öffnen
  2. Pflichtfelder ausfüllen
  3. optionale Angaben ergänzen
  4. Formular absenden
  5. Aufnahme im Onboarding prüfen

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Der Link gehört zu genau einem Interessenten.
  • Nach dem Absenden entsteht eine Aufgabe für die Aufnahmeprüfung.
Absage-Rückmeldung

Token-geschützte Maske, über die abgesagte Interessenten freiwillig einen Absagegrund mitteilen können.

Wann verwenden

  • Interessent tritt nicht bei
  • Verein will Gründe auswerten
  • Onboarding soll daraus lernen

Ablauf

  1. Absagelink öffnen
  2. Grund erfassen
  3. Rückmeldung absenden
  4. Auswertung im Onboarding bearbeiten

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • Die Rückmeldung bleibt freiwillig.
  • Aus der Antwort kann eine Lern- oder Verbesserungsaufgabe entstehen.
GV-Restaurantanfrage

Externe Antwortmaske für Restaurants oder Lokale im GV-Prozess.

Wann verwenden

  • Restaurant soll Verfügbarkeit bestätigen
  • Menüvorschläge einholen
  • Kapazität und Infrastruktur klären

Ablauf

  1. Anfragelink öffnen
  2. Verfügbarkeit und Kapazität beantworten
  3. Menüvorschläge erfassen
  4. Kontaktangaben prüfen
  5. Antwort absenden

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Antworten landen im GV-Dossier.
  • Der Vorstand entscheidet danach, welcher Vorschlag weiterverwendet wird.
Mitgliederbeiträge

Beitragsläufe erfassen, QR-Rechnungen vorbereiten, Zahlungen importieren und offene Posten kontrollieren.

Wann verwenden

  • Jahresbeiträge vorbereiten
  • Rechnungen erzeugen
  • Zahlungseingänge zuordnen
  • offene Beiträge prüfen

Ablauf

  1. Unter Einzahlungsschein die normale IBAN mit Creditor Reference (SCOR) oder eine von der Bank ausgestellte QR-IBAN mit QR-Referenz (QRR) speichern. Bankname und Bankanschrift sind für den QR-Code nicht erforderlich.
  2. In den Vereins-Stammdaten den Kontoinhaber als Zahlungsempfänger mit Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land erfassen. Bei Mitgliedern Name, Adresse, PLZ, Ort und Land prüfen. Die E-Mail-Adresse wird für den Versand benötigt; Ehrenmitglieder werden nicht belastet.
  3. Beitragslauf erfassen und bei Bedarf als Entwurf speichern. Dokument: QR-Rechnung aus Vereinsdaten generieren. Die zusätzliche Information wird im QR-Code mitgegeben (maximal 140 Zeichen); ohne Angabe wird der Titel verwendet.
  4. Rechnungen erzeugen: Pro Mitglied entsteht ein A4-PDF mit Empfangsschein und Swiss QR-Zahlteil mit individuellem Betrag und Referenz. Der Versand verwendet die E-Mail-Vorlage Mitgliederbeitrag und die bestehenden Versandeinstellungen.
  5. Unter Offene Posten die erzeugte QR-Rechnung öffnen, bei Bedarf aus der PDF-Vorschau in Originalgrösse drucken. Frühere reine Text-PDFs werden nicht rückwirkend ersetzt. Hochgeladene QR-EZ-Vorlagen bleiben zur Kontrolle erhalten; ihre unveränderten QR-Codes werden nicht als individuelle Rechnungen versendet.
  6. Unter Zahlungen den CSV-Zahlungsimport prüfen und offene beziehungsweise bezahlte Beiträge kontrollieren. Bei manueller Referenz wird diese als zusätzliche Information statt als strukturierte Zahlungsreferenz mitgegeben; für automatischen Abgleich SCOR oder QRR verwenden.

Hinweise

  • Paket: Advanced oder Premium; persönliche Rollen und Freigaben gelten zusätzlich.
  • In Premium mit eingerichteter Buchhaltung zeigt die globale Finanzübersicht Ertrag und Aufwand im gewählten Geschäftsjahr sowie Vermögen (alle Aktiven) und Verbindlichkeiten (Fremdkapital) am Periodenende. Grundlage sind ausschliesslich die Journalbuchungen, nicht nur Mitgliederzahlungen. Noch unbezahlte gebuchte Rechnungen sind deshalb im Ertrag enthalten. Vermögen ist nicht das Nettovermögen; das Vereinskapital wird in der Bilanz ausgewiesen. Offene Jahre sind vorläufig, fehlende Buchhaltungsdaten werden nicht als null dargestellt.
  • Die Jahresauswahl ist mit Bilanz, Erfolgsrechnung, Jahresbudget und Jahresabschluss gekoppelt. Die Beitragskennzahlen stehen nur unter Mitgliederbeiträge und beziehen sich auf sämtliche Beitragsläufe, unabhängig vom gewählten Buchhaltungsjahr.
  • Zugriff haben ausschliesslich Kassier, seine bestimmte Stellvertretung und die Revision. Die Revision hat Leserechte.
  • QR-/PDF-Vorschauen ersetzen keine finale Buchhaltungskontrolle.
Kreditoren und Zahlungsdateien

Lieferantenrechnungen und Belege pro Verein erfassen, freigeben und mit dem Journal abstimmen. MWST-Aufteilung und direkte Bankaufträge sind nicht enthalten.

Wann verwenden

  • Lieferantenrechnung erfassen
  • Kreditoren bezahlen
  • Gutschrift oder Storno buchen

Ablauf

  1. Unter Finanzen / Kreditoren die Lieferanten mit Name, Adresse und IBAN erfassen. Rechnung mit Rechnungsnummer, Rechnungs-, Buchungs- und Fälligkeitsdatum als Entwurf speichern. Positionen erhalten Konto, Buchungstext, CHF-Bruttobetrag und optional eine Projekt-/Anlassbezeichnung.
  2. PDF-Beleg hochladen (maximal 5 MB). Bei einer Swiss-QR-Rechnung Swiss-QR-Code lesen wählen, die erkannten Daten kontrollieren und mit QR-Daten übernehmen in den Entwurf übernehmen. Dabei wird ein noch nicht vorhandener Lieferant gespeichert. Rechnungsnummer, Daten und Kontierung selbst ergänzen; die QR-Erkennung liest keine Rechnungspositionen. Maximal 20 PDF-Seiten, genau ein eindeutiger Swiss-QR-Code, CHF und strukturierte Empfängeradresse.
  3. Entwurf speichern, Angaben und Beleg prüfen, danach Freigeben und buchen. Die Rechnung wird pro Position im Soll auf das Aufwands-/Anlagekonto und im Haben auf 2000 gebucht. Nach Freigabe sind die Rechnungsdaten unveränderlich. Kassier und bestimmte Stellvertretung dürfen freigeben; die Revision liest nur.
  4. Teilzahlungen und Gutschriften unter Zahlung / Gutschrift mit Datum, Betrag, Referenz und Begründung erfassen. Eine Gutschrift verwendet das ursprüngliche Aufwands-/Anlagekonto. Zahlung und Gutschrift dürfen den offenen Restbetrag nicht überschreiten. Lieferantenguthaben über den Restbetrag hinaus und Fremdwährungen sind noch nicht unterstützt.
  5. Das Kreditorenprotokoll zeigt alle Vorgänge und die auslösende Person. Fehler mit Storno und Gegenbuchung berichtigen. Vor einem Rechnungsstorno zuerst Zahlungen und Gutschriften stornieren. Gesperrte Geschäftsjahre bleiben unverändert; Storno in einem offenen Zeitraum ausführen.
  6. Bestehende Eröffnungs-Kreditoren einmal mit Eröffnungs-Kreditoren übernehmen verknüpfen. Neue Eröffnungsübernahmen tun dies bereits automatisch. Dabei entstehen keine erneuten Aufwands- oder Eröffnungsbuchungen. Für einen Zahlungsdatei-Export fehlende Lieferantenadresse und IBAN ergänzen.
  7. In der Rechnungsliste offene freigegebene Rechnungen für den Zahlungslauf markieren. Unter Zahlungsläufe Ausführungsdatum wählen und Zahlungsdatei erstellen. Vereins-Bankkonto und strukturierte Vereins-/Lieferantenadresse sowie gültige IBAN/QR-IBAN und dazu passende Referenz sind erforderlich. Unterstützt wird pain.001.001.09 für CHF nach CH/LI; die Datei wird nicht an die Bank gesendet.
  8. Die XML-Datei im E-Banking hochladen, Bankprüfung und Empfänger/Beträge kontrollieren und dort genau einmal freigeben. Export ist keine Zahlung: Rechnungen bleiben offen, bis der Bankabgleich oder eine belegte manuelle Zahlung erfolgt. Die originale Datei bleibt in der Historie abrufbar. Die Bank kann eigene Annahmeregeln und Feiertage berücksichtigen.
  9. Für einen neuen Export derselben noch offenen Rechnung zuerst die Reservierung aufheben. Nur bestätigen, wenn der alte Auftrag nicht eingereicht oder in der Bank nachweislich abgebrochen ist. VereinsFee storniert keinen Bankauftrag. Einen bereits ausgeführten Auftrag nicht erneut einreichen.

Hinweise

  • Paket: Premium. Finanzberechtigung zusätzlich erforderlich.
  • Buchungen erfolgen brutto ohne automatische MWST-/Vorsteuerabrechnung. MWST und direkte Bankanbindung folgen separat.
  • Originalbelege, Importdateien und Protokolle werden in der Vereinsdatenbank mitgesichert. Keine Bankzugangsdaten erforderlich.
  • Projekt-/Anlassbezeichnungen sind Positionsnotizen, noch keine eigene Kostenstellenrechnung. Das Zahlungsexport-Schema ist automatisiert geprüft; den ersten Bankimport mit einem kleinen freigegebenen Auftrag abnehmen.
Bankabgleich per Datei

Bankdateien prüfen, eindeutige Rechnungszahlungen zuordnen und Dubletten verhindern. Es besteht keine direkte Bankverbindung.

Wann verwenden

  • Bankauszug importieren
  • Unklare Zahlung zuordnen

Ablauf

  1. Bankabgleich öffnen. Bankkonto als normale IBAN unter Einzahlungsschein hinterlegen und ein Geschäftsjahr einrichten. Unterstützt werden detaillierte CAMT.053/CAMT.054 und CSV; maximal 5 MB und 10'000 Transaktionen je Datei. Bankbeträge in CHF, positive Eingänge und negative Ausgänge.
  2. Bei CSV zuerst Spalten prüfen. Kopfzeile und Datum, Betrag oder getrennte Gutschrift/Belastung, Name, Referenz und möglichst die eindeutige Bank-Transaktions-ID zuordnen. Zahlen: 1234.50 oder 1'234.50; Datum JJJJ-MM-TT oder TT.MM.JJJJ. Summenzeilen gehören nicht zu den Einzeltransaktionen. Originaldatei und Zuordnung bleiben gespeichert.
  3. CAMT muss das hinterlegte Vereinskonto enthalten und endgültig gebuchte Einzeltransaktionen liefern. Sammelbuchungen ohne Einzelbeträge, Fremdwährungen, vorgemerkte Buchungen und Rückbuchungskennzeichen werden zurückgewiesen. Bei fehlenden Details bei der Bank eine detaillierte CAMT.054 bzw. CAMT.053 beziehen.
  4. Import prüfen und speichern lädt die Datei hoch, erzeugt aber noch keine Journalbuchung. In der Importhistorie einen Import öffnen. Eindeutige Zuordnungen buchen übernimmt nur passende Rechnungsreferenzen mit passendem offenen Betrag. Namen oder Betrag allein führen nie zu einer automatischen Zuordnung.
  5. Bekannte Transaktions-IDs werden nicht nochmals importiert. Gleicher Tag/Betrag/Referenz, eine bestehende Zahlung oder eine fehlende Transaktions-ID erfordern eine ausdrückliche Dublettenprüfung. Zweifelhafte Zeilen nicht buchen und mit Begründung ausschliessen. Eine vollständig wiederholte Datei öffnet den bestehenden Import.
  6. Bei unklaren Zeilen Zuordnen öffnen. Mitgliederrechnung, Lieferantenrechnung oder anderes Buchungskonto wählen. Betrag und Datum stammen unverändert aus der Datei. Begründung erfassen und buchen. Teilzahlungen werden berücksichtigt; Überzahlungen und Aufteilung einer Bankzeile auf mehrere Rechnungen sind separat abzuklären.

Hinweise

  • Paket: Premium. Finanzberechtigung zusätzlich erforderlich.
  • Nur Kassier und bestimmte Stellvertretung importieren und buchen; Revision darf Historie und Vorschau lesen. Jeder Zugriff bleibt auf Vereinsinstanz und Umgebung begrenzt.
  • Nach Einrichtung der Buchhaltung ist der frühere sofort buchende CSV-Import gesperrt. Unter Zahlungen führt Bankabgleich öffnen zum geprüften Import.
  • Anonymisierte Originaldateien der tatsächlich verwendeten Bank sind für die erste produktive Formatabnahme erforderlich. Keine Zugangsdaten oder Tokens hochladen.
Jahresabschluss, Bilanz, Erfolgsrechnung und Budget

Abschlussarbeiten buchen, Jahresauswertungen mit Vorjahresvergleich erstellen und das nächste Vereinsjahr budgetieren. Alle Daten gehören zur angemeldeten Vereinsinstanz und Umgebung.

Wann verwenden

  • Jahresabschluss vorbereiten
  • Bilanz und Erfolgsrechnung für Revision oder GV erstellen
  • Budget für das neue Vereinsjahr planen

Ablauf

  1. Unter Finanzen den gewünschten Button Jahresabschluss, Bilanz, Erfolgsrechnung oder Jahresbudget wählen. Der gewählte Bereich erscheint integriert unter den Buttons. Das Geschäftsjahr auswählen; die tatsächlichen Daten der Vergleichsperiode stehen daneben.
  2. Vor dem Abschluss Bank, offene Debitoren und Kreditoren, Belege, Abgrenzungen, Abschreibungen und steuerliche Sachverhalte fachlich prüfen. Unter Jahresabschluss / Abschlussbuchung erfassen notwendige Buchungen mit Datum, Belegreferenz, Soll, Haben und Betrag buchen. Das Jahresenddatum ist vorgeschlagen. Konto 1100 bleibt dem Rechnungs-/Zahlungsprozess vorbehalten; die Erfassung nimmt keine automatische MWST-Aufteilung vor.
  3. Bilanz und Erfolgsrechnung prüfen. Die Bilanz enthält Aktiven, Fremdkapital, Vereinskapital und separat das Jahresergebnis. Die Erfolgsrechnung zeigt Ertrag, Aufwand, Vorjahreswerte und verfügbare Budgetwerte. Differenzen sind Jahr minus Vorjahr bzw. Ist minus Budget; ein positiver Aufwandunterschied ist nicht automatisch günstig.
  4. Berichte bei Bedarf als Excel herunterladen oder über Drucken / PDF drucken beziehungsweise als PDF speichern. Exportiert wird der vollständige Bericht, unabhängig vom Tabellenfilter. Noch offene Jahre sind als vorläufig gekennzeichnet; die druckfertige Ausgabe nennt Verein, Instanznummer und beide Perioden.
  5. Unter Jahresabschluss die Abschlussvorschau kontrollieren. Ältere Geschäftsjahre müssen bereits abgeschlossen, die Klärungskonten 1090/2999 ausgeglichen und Debitorenbestand und Konto 1100 abgestimmt sein. Ein endgültiger Abschluss ist erst nach dem letzten Tag des Geschäftsjahres möglich; dieser Tag darf noch nicht durch eine manuelle Periodensperre gesperrt sein.
  6. Ein aktives Vereinskapitalkonto für das Ergebnis auswählen, die fachliche Prüfung bestätigen und Jahr verbindlich abschliessen ausführen. Die Erfolgskonten werden auf dieses Konto abgeschlossen und das Jahr wird dauerhaft gesperrt. Die fachliche Bestätigung ersetzt keine gemäss Statuten nötige Genehmigung durch Vorstand/GV oder Revision. Ein Wiederöffnen oder Stornieren des Jahresabschlusses ist hier noch nicht vorgesehen.
  7. Bilanz und Erfolgsrechnung bleiben nach dem Abschluss mit ihren ursprünglichen Jahreswerten abrufbar. Der Jahreserfolg wird nicht durch die technischen Abschlussbuchungen auf null dargestellt. Die Bilanzwerte werden in der fortlaufenden Buchhaltung ins Folgejahr fortgeführt; keine zusätzlichen Eröffnungssalden importieren und keine offenen Rechnungen erneut erstellen.
  8. Für das neue Budgetjahr zunächst unter Geschäftsjahre einen Zeitraum anlegen und dessen steuerliche Beitragsbehandlung separat festlegen. Unter Jahresbudget dieses neue Jahr wählen. Budget pro Ertrags-/Aufwandskonto erfassen und speichern. Aufwand und Ertrag werden üblicherweise positiv erfasst; negative Beträge sind für begründete Minderungen möglich.
  9. Unter Vorjahr übernehmen wahlweise Vorjahresbudget oder Vorjahres-Ist als Vorschlag in ein noch leeres Budget übernehmen, danach die einzelnen Konten anpassen. Bestehende Budgetwerte werden nicht überschrieben. Die Übersicht zeigt Budget neues Jahr, Vorjahresbudget, Vorjahres-Ist und die Differenz Budget minus Vorjahres-Ist.
  10. Fehlende Budgetwerte werden als leer dargestellt, nicht als bestätigte Null. Die Anzahl budgetierter Erfolgskonten zeigt den Erfassungsstand. Bestehende GV-/Event-Planungsposten sind keine automatisch zugeordneten Kontenbudgets; ihre Zuordnung muss fachlich erfolgen. Budgets erzeugen keine Journalbuchungen und keinen Zahlungsverkehr.

Hinweise

  • Paket: Premium. Finanzberechtigung zusätzlich erforderlich.
  • Kassier und bestimmte Stellvertretung dürfen Abschlussbuchungen, Jahresabschluss und Budget bearbeiten. Revision darf Auswertungen, Vorschauen und Exporte lesen; andere Vorstandsmitglieder und Vereins-Admins erhalten dadurch keine Finanzrechte.
  • Keine Vorjahresdaten bedeutet leere Vergleichsspalten, nicht einen Vorjahresbetrag von null. Unterschiedlich lange Geschäftsjahre werden gekennzeichnet. Ein noch offenes Vorjahr kann sich bis zu seinem Abschluss verändern.
  • Bei geänderten Buchungen oder Budgets muss die Abschlussvorschau erneut geprüft werden. Wiederholen derselben erfolgreichen Freigabe erzeugt keine doppelten Abschlussbuchungen. Nach dem Abschluss sind auch rückwirkende Buchungen in frühere Zeiträume ausgeschlossen.
  • Vorjahresbudget und endgültige Auswertungen eines abgeschlossenen Jahres bleiben unverändert. Ein Budgetposten kann in einem offenen Jahr nach Auswahl gelöscht werden; bestehende Buchungen bleiben erhalten.
  • Diese Auswertungen sind noch kein vollständiger gesetzlicher Geschäftsbericht mit Anhang, Revision und Steuerabrechnungen. MWST-Einstellungen werden nicht geändert, Steuerabrechnungen nicht automatisch erstellt und keine E-Mails versendet.
Buchhaltung übernehmen

Kontenplan, Eröffnungssalden und offene Debitoren/Kreditoren aus vorhandenen Exporten als geprüfte Erstübernahme bereitstellen. Jeder Entwurf, jede Datei und jede Freigabe gehört ausschliesslich zur angemeldeten Vereinsinstanz und Umgebung.

Wann verwenden

  • Bisherige Buchhaltung nach VereinsFee übernehmen
  • Unterlagen im Einrichtungsassistenten bereitstellen
  • Import zunächst speichern und später gemeinsam prüfen

Ablauf

  1. In Einrichtung oder Finanzen den Button Buchhaltung übernehmen öffnen. Startdatum der neuen Buchhaltung, Ende des Geschäftsjahres und bisheriges Programm erfassen; Entwurf erstellen.
  2. Im bisherigen Programm den Kontenplan, die Saldenliste und die Listen offener Debitoren und Kreditoren exportieren. Alle Listen müssen denselben Stand unmittelbar vor dem Startdatum abbilden. Bereits bezahlte Rechnungen gehören nicht in die OP-Listen.
  3. Originale XLSX- oder CSV-Dateien hochladen. Mehrere Excel-Blätter und Dateien sind möglich. PDF-Rechnungen oder ein ZIP ausschliesslich mit PDF-Belegen können als Nachweis ergänzt werden; daraus werden keine Beträge automatisch übernommen.
  4. Unter Spaltenzuordnung jede Tabelle auswählen, Importart und Kopfzeile prüfen und die Spalten zuordnen. Die automatische Erkennung ist ein Vorschlag. Bei geänderter Kopfzeile zuerst speichern, danach die neuen Spaltenüberschriften prüfen. Nicht benötigte Tabellen ausdrücklich auf Nicht als Buchungsdaten verwenden setzen.
  5. Kontenplan: vierstellige Kontonummer und Bezeichnung; Kontengruppe bei nicht eindeutig ableitbaren Konten angeben. Eröffnungssalden: Kontonummer und Saldo mit bestätigtem Vorzeichen oder getrennte positive Soll-/Habenspalten. Kontengruppen: Aktiven, Fremdkapital, Vereinskapital, Ertrag oder Aufwand. Konto 2999 bleibt für den Eröffnungsausgleich reserviert.
  6. Debitoren und Kreditoren: Rechnungsnummer, Name, ursprüngliches Rechnungsdatum und offener Restbetrag. Optional: Fälligkeitsdatum, Zahlungsreferenz, Währung, E-Mail und Kunden-/Lieferantennummer. Ohne Referenz dient die Rechnungsnummer als Referenz; maximal 40 Zeichen. Ohne Fälligkeitsdatum wird nach sichtbarem Hinweis das Rechnungsdatum verwendet. Eine vollständige Postadresse ist für diese Übernahme nicht erforderlich.
  7. Saldenkontrolle und Vorschauen prüfen. Soll minus Haben muss null sein; Debitorensumme muss Konto 1100, Kreditorensumme dem Habensaldo von Konto 2000 entsprechen. Andere Debitoren-/Kreditorensammelkonten müssen vorab fachlich auf diese Zielkonten abgestimmt werden. Summenzeilen und Gutschriften nicht als zusätzliche Einzelrechnungen übernehmen.
  8. Vor der Freigabe unter Geschäftsjahre den passenden Zeitraum und die steuerliche Beitragsbehandlung ausdrücklich einrichten. Danach die Übernahme erneut öffnen. Der Import verändert die MWST-Einstellung nicht. Nur bei geprüften CHF-Daten ohne noch abzurechnende MWST-Anteile beide Bestätigungen setzen und Übernahme freigeben. Bei vereinnahmter MWST sind offene steuerpflichtige Rechnungen noch nicht freigabefähig; Originale als Entwurf erhalten und steuerliche Übernahme separat klären.
  9. Die Freigabe erstellt die Eröffnungsbuchungen und übernimmt Debitoren für Offene Posten sowie Kreditoren für die Kreditorenverwaltung, ohne Umsatz erneut zu buchen oder E-Mails zu versenden. Bereits früher freigegebene Kreditorenbestände unter Kreditoren mit Eröffnungs-Kreditoren übernehmen verknüpfen; dadurch wird Konto 2000 nicht erneut bebucht.
  10. Unter Übernahmen Entwürfe und freigegebene Bestände erneut öffnen. Originaldateien bleiben verfügbar. Entwürfe und einzelne Uploads sind löschbar; freigegebene Übernahmen bleiben unveränderbar. Eine Korrektur freigegebener Buchungen benötigt eine fachliche Buchhaltungskorrektur.

Hinweise

  • Paket: Premium. Finanzberechtigung zusätzlich erforderlich.
  • Bevorzugt bestehende Exporte verwenden: CSV mit Semikolon, Komma oder Tabulator in UTF-8 oder Windows-1252; Excel als XLSX. Alte XLS-Dateien zuerst als XLSX speichern. Excel-Formeln werden nicht ausgeführt; benötigte Beträge müssen als Zahlenwerte vorliegen.
  • Maximal 5 MB pro Datei, 20 Dateien / 20 MB und insgesamt 10'000 Tabellenzeilen pro Entwurf. Maximal 60 Spalten; PDF-ZIP entpackt maximal 30 MB. Verschlüsselte Archive, Makros und externe Excel-Verknüpfungen werden abgewiesen.
  • Beträge dürfen Dezimalpunkt oder Dezimalkomma verwenden, beispielsweise 1234.50 oder 1'234.50. Uneindeutige Beträge werden nicht gerundet oder geschätzt. Datum: TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT. Leere Währung bedeutet CHF.
  • Bei Teilzahlungen nur den offenen Restbetrag importieren. Die Originalexporte bleiben als Nachweis der bisherigen Zahlungen erhalten. Namen allein werden nicht automatisch einem Mitglied zugeordnet; Ehrenmitglieder erhalten durch die Übernahme keine neuen Beiträge.
  • Bereits vorhandene Rechnungen, Zahlungen, Journalbuchungen oder eine frühere Freigabe blockieren eine erneute Erstübernahme. Das verhindert Doppelbuchungen. Nicht einfach erneut importieren oder bestehende echte Belege löschen.
  • Bankauszüge sind kein Ersatz für Salden- und OP-Listen. CSV und detaillierte CAMT.053/CAMT.054 separat unter Bankabgleich importieren. Dieser Übernahmeassistent liest keine Bankauszüge ein.
  • Kassier und seine bestimmte Stellvertretung können vorbereiten und freigeben. Die Revision darf lesen und Originale prüfen. Vereins-Admins und andere Vorstandsmitglieder erhalten dadurch keinen Zugriff auf Finanzdaten. Die Originale und Freigaben werden in der Vereinsdatenbank mitgesichert.
Vereinsinfo

Vereinsname, Webseite, Logo und Vereinsjahr für Anzeige, Dokumente und Standardwerte prüfen.

Wann verwenden

  • Vereinskopf kontrollieren
  • Logo oder Vereinsjahr prüfen
  • Datenbasis für Dokumentausgaben nachvollziehen

Ablauf

  1. Vereinsinfo öffnen
  2. Stammdaten prüfen
  3. Logo und Vereinsjahr kontrollieren
  4. Änderungen in Standardwerten nachführen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Vereinsinfo ist die Lesesicht auf zentrale Stammdaten.
  • Bearbeitung erfolgt in den Standardwerten oder durch den Vereins-Admin.
Vereins-Admin

Administrative Vereinsoberfläche für Zugänge, Startbesetzung, Importbegleitung, Bereinigung, Export und Restore-Anträge.

Wann verwenden

  • Vereins-Admin arbeitet nach Provisionierung
  • Zugänge und Startdaten einrichten
  • Import oder Archivierung begleiten

Ablauf

  1. Als Vereins-Admin anmelden
  2. passenden Bereich öffnen
  3. Auftrag erfassen oder Daten prüfen
  4. Nachweis in Auftragsliste kontrollieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Der Vereins-Admin verwaltet den Verein administrativ, nicht die Plattform.
  • Technischer Betrieb und produktive Restore-Ausführung bleiben beim VereinsFee-Admin.
Zugänge verwalten

Vereins-Admins einladen, bestehende Admin-Zugänge prüfen und Initialzugänge absichern.

Wann verwenden

  • zweiten Vereins-Admin einladen
  • Admin-Zugänge kontrollieren
  • Initialpasswort oder Login-Hinweise klären

Ablauf

  1. Bereich Zugänge öffnen
  2. E-Mail und Rolle prüfen
  3. Aktion wählen und Zugang ausführen; Ergebnis und Protokoll prüfen
  4. Versandwarteschlange kontrollieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Nur Admin-Zugänge gehören hierher.
  • Fachrollen wie Vorstand oder Finanzen werden im Mitgliederbereich gepflegt.
Vorstand initial erfassen

Startbesetzung des Vorstands anlegen, damit spätere Prozesse Verantwortliche und Rollen verwenden können.

Wann verwenden

  • neuer Verein wird eingerichtet
  • Vorstandsdaten fehlen
  • Rollen sollen vor Import oder Trial vollständig sein

Ablauf

  1. Bereich öffnen
  2. Vorstandsmitglieder mit Funktion erfassen
  3. Kontaktdaten prüfen
  4. Rollen im Mitgliederbereich kontrollieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Die Initialerfassung schafft Arbeitsfähigkeit.
  • Fachliche Korrekturen an Personen erfolgen danach in der Mitgliederverwaltung.
Imports durchführen

Dateien, Importjobs und fachliche Zuordnung vorbereiten, damit historische Bestände kontrolliert übernommen werden.

Wann verwenden

  • neue Dokumente oder Altbestand übernehmen
  • Importstatus prüfen
  • unzugeordnete Dokumente nachführen

Ablauf

  1. Mitglieder- und Adresslisten hochladen öffnen; Importart und Datei auswählen
  2. Datei hochladen und prüfen; Spaltenzuordnung und Datumswerte kontrollieren
  3. Zuordnung prüfen, Fehler beheben und Geprüfte Daten übernehmen bestätigen
  4. Dokumente einzeln oder gemeinsam bis 20 MB pro Datei hochladen und Dossier auswählen; bestehende Dokumente nachträglich einem Dossier zuweisen

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Mitglieder- und Adresslisten als CSV/XLSX bis 5 MB hochladen, Tabellenblatt und Spalten zuordnen, Vorschau prüfen und Übernahme bestätigen. Fehler blockieren den gesamten Import; mögliche Dubletten werden übersprungen. Originale und Ergebnisse bleiben in der Importhistorie. Rollen und Portalzugänge werden nicht importiert.
  • Sichtbarkeit und KI-Nutzung werden danach in Dokumente/Freigaben geprüft.
Archivierung durchführen

Erledigte Einträge, Versandwarteschlange und historische Arbeitslisten kontrolliert bereinigen.

Wann verwenden

  • Arbeitslisten werden unübersichtlich
  • abgeschlossene Fälle sollen archiviert werden
  • Versandhistorie prüfen

Ablauf

  1. Bereich Archivierung öffnen
  2. Einträge nach Status prüfen
  3. Bereinigungsauftrag erfassen
  4. Nachweis in Auftragsliste kontrollieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Archivierung soll nachvollziehbar bleiben.
  • Fachlich relevante Dossiers und Nachweise nicht löschen.
Export und Restore-Antrag

Vereinsdaten exportieren oder einen Restore-Antrag an den VereinsFee-Admin vorbereiten.

Wann verwenden

  • Verein benötigt Datenauszug
  • Restore soll beantragt werden
  • technischer Betrieb muss informiert werden

Ablauf

  1. Export/Restore öffnen
  2. Umfang und Grund erfassen
  3. Auftrag absenden
  4. Status in den Aufträgen kontrollieren

Hinweise

  • Basisfunktion in Starter, Advanced und Premium; zusätzliche Prozess- und Finanzfunktionen richten sich nach dem Paket. Rollenrechte bleiben erforderlich.
  • Ein Restore-Antrag spielt keine Daten zurück.
  • Die technische Ausführung bleibt beim VereinsFee-Admin und braucht Kontrolle.